Att föra en aktiebok är inte valfritt – det är ett lagkrav som gäller alla aktiebolag i Sverige. Styrelsen är ansvarig, och konsekvenserna av en bristfällig aktiebok kan vara allvarliga.
Aktiebolagslagen (ABL 5 kap. 1–5 §§) kräver att styrelsen för ett uppdaterat aktieregister, ibland kallat aktiebok eller aktieägarregister. Det ska innehålla uppgifter om samtliga aktier, aktieägare, aktieslag och eventuella restriktioner. Ändringar ska registreras utan dröjsmål.
En korrekt aktiebok ska innehålla: aktienummer eller nummerserier, aktieslag (om bolaget har flera klasser), ägare (namn och personnummer/organisationsnummer), antal aktier per ägare, datum för registrering av förändringar, samt eventuella ägarrestriktioner (hembudsklausul, samtycke, förköpsrätt).
Det är styrelsens ansvar att aktieboken förs och hålls uppdaterad. Ofta delegeras det praktiska arbetet till VD eller en extern tjänst, men det juridiska ansvaret ligger kvar hos styrelsen.
En felaktig eller saknad aktiebok kan leda till: fel i K10-deklarationen och skattekonsekvenser, ogiltiga stämmobeslut (om röstlängden är felaktig), problem vid due diligence inför en investering eller försäljning, och svårigheter att genomföra emissioner korrekt.
Nej, lagen kräver inte digital form. Men en digital aktiebok minskar risken för fel, är enklare att uppdatera och ger bättre spårbarhet.
I ett kupongbolag (de flesta onoterade AB) är aktieboken inte offentlig. I ett avstämningsbolag (registrerat hos Euroclear) är den offentlig.