Digitalisering av bolagsstyrning och ägaradministration går snabbt. Allt fler bolag signerar avtal, styrelseprotokoll och dokument elektroniskt – men är e-signaturer verkligen juridiskt bindande?
För de allra flesta avtal är svaret ett tydligt JA.
Avtalsrätten och principen om formfrihet
I svensk rätt gäller principen om formfrihet: Det betyder att ett avtal är giltigt så länge parterna har varit överens om att binda sig.
Det betyder att ett avtal kan ingås muntligt, genom mejl, genom en handskakning – eller elektroniskt.
En elektronisk signatur är därför lika giltig som en traditionell underskrift på papper, så länge det går att visa:
- Att parterna haft avsikt att ingå ett bindande avtal.
- Att parternas identitet kan verifieras.
- Att dokumentets innehåll inte har ändrats efter signering.
Detta ligger också i linje med den europeiska eIDAS-förordningen, som reglerar elektroniska signaturer inom EU, samt den amerikanska ESIGN Act och UETA.
Med andra ord: den digitala signaturen är inte bara bekväm – den är fullt laglig i hela EU, så länge den uppfyller några grundläggande krav.
Undantag: när krävs handskriven signatur?
Det finns vissa typer av avtal som måste undertecknas på papper eller med så kallad kvalificerad elektronisk signatur.
Exempel:
- Fastighetsöverlåtelser i Sverige (4 kap. 1 § jordabalken 1970:994)
- Tillfälliga anställningsavtal i Tyskland, som enligt tysk lag måste undertecknas med penna eller kvalificerad e-signatur.
I övriga fall – exempelvis aktieägaravtal, kundavtal, styrelseprotokoll, optionsprogram, emissioner – gäller fri form, och därmed är elektroniska signaturer bindande.
Bevisvärde och säkerhet
Om ett elektroniskt undertecknat dokument skulle ifrågasättas i domstol måste bolaget kunna styrka:
- Avsikten att underteckna (t.ex. via e-signeringsflöde).
- Identiteten på den som signerat (t.ex. via e-post, SMS, BankID).
- Integriteten – att dokumentet inte har manipulerats efter signering.
Moderna e-signeringstjänster, som till exempel Scrive, hanterar detta genom att skapa ett ”evidence package”: ett digitalt bevispaket med tidsstämplar, IP-adresser, signeringsmetod och ett digitalt sigill som avslöjar eventuella ändringar i dokumentet.
Detta gör att e-signerade dokument idag står sig väl även i domstol.
Bolagsverket och e-signering av bolagshandlingar
Bolagsverket har på senare år öppnat upp för digital hantering av allt fler handlingar.
- Årsredovisningar kan sedan 2018 signeras med BankID och lämnas in digitalt.
- Styrelseprotokoll och bolagsstämmoprotokoll behöver inte skickas in till Bolagsverket, men de ska bevaras.
Dessa dokument kan upprättas och undertecknas elektroniskt, så länge bolaget säkerställer att de inte kan ändras i efterhand och att det tydligt framgår vem som signerat.
Det viktiga för Bolagsverket (och revisorn) är spårbarhet och säker identifiering, inte att signaturen står på papper.
Slutsats
E-signering är inte längre ett “modernt alternativ” – det är standard.
Så länge ni använder en seriös e-signeringstjänst och tydligt reglerar i avtalet att parterna avser att bli bundna elektroniskt, har dokumentet samma juridiska giltighet som ett traditionellt pappersavtal.
För styrelser, entreprenörer och bolag i tillväxt betyder det att beslut kan fattas snabbare, dokument lagras säkrare och formalia blir enklare.